Etik Çalışma Kuralları
Etik Çalışma Kuralları, önemli davranış ilke ve kurallarını içermektedir. Bu ilke ve kurallar yalnızca günlük iş yaşamımızda değil, stratejik planlama ve karar verme süreçlerinde de bizlere rehberlik etmektedir. Bu Etik Çalışma Kuralları’nda, gerekli durumlarda ilgili yerel yasalara ve standartlara göre değişiklik yapılabilir.
Etik Çalışma Kuralları değişime açık bir dokümandır. Yasalarda ve ekonomik koşullarda meydana gelen ve faaliyet şekillerimizi etkileyen değişikliklere göre düzenli olarak geliştirilmekte ve uyarlanmaktadır.
Bu ilkeleri dikkate alarak, vizyon ve değerlerimizin temeli olan Etik Çalışma Kurallarını gözden geçirdik. “Vizyon ve Değerler”, Kofana’nın benimsediği ve taahhüt ettiği temel ilkeleri içermektedir.
Kofana’nın etik kurallara ve yasalara riayet eden bir şirket olarak imajı ve itibarı, iş hayatımızdaki günlük davranışlara da bağlıdır. Kofana çalışanları olarak yasa ve yönetmeliklere uymamız, çıkar çatışmalarından kaçınmamız, şirket varlıklarını korumamız ve faaliyet gösterdiğimiz çeşitli ülkelerde ve kültürlerde geçerli yerel adetleri, gelenekleri ve görgü kurallarını dikkate almamız ve bunlara saygı göstermemiz gerekmektedir. Kofana bünyesindeki sorumluluklarımızı yerine getirirken, etik kurallardan ödün veremeyiz. Uygunsuz davranışlar, asla Kofana’nın menfaatine olamaz.
Sormak istediğiniz sorular varsa ya da alınan bir karardan veya davranış şeklinden rahatsız iseniz, konuyu Kofana’daki yöneticinize bildirin. Tavsiye alın. Ancak en önemlisi, Etik Çalışma Kurallarına uygun davranın ve başkalarının bu kuralları ihlal etmesine asla göz yummayın. Bizi dış dünyaya tanıtanın değerlerimiz olduğunun bilincinde olmalıyız. Bu nedenle Kofana’nın imajı ve itibarı sizlere emanettir, hem de her an.
İçindekiler
- Kanunlara ve sosyal normlara uyma
- Kofana’nın kurumsal itibarı konusunda bireysel sorumluluk duyma
- İnsanlara saygı duyma
- Emniyet, sağlık ve çevre
- Çıkar çatışmalarından uzak durma
- Kurumsal vatandaşlık ve bağışlar
- İş ortakları, resmi görevliler ve diğer temsilciler ile ilişkiler
- Pazar ve rekabet anlayışı
- Şirket varlıklarının ve rekabet açısından hassas bilgilerin korunması
- Sözleşme risklerinin önlenmesi
- Şirket içi bilgilerin korunması
- Mali bilgilerin güvenilirliği
- İhlallerin bildirilmesi, ceza ve yaptırımlar
- Kanunlara ve sosyal normlara uyma
Kofana dünyanın bir çok bölgesinde faaliyet göstermektedir. Bu nedenle faaliyetlerini farklı hukuk sistemlerinin yasalarına ve yönetmeliklerine tabi olarak sürdürmektedir. İyi bir kurumsal vatandaş olmak için biz Kofana çalışanlarının, faaliyet gösterdiğimiz ülkelerdeki tüm ilgili yasalara, kurallara ve yönetmeliklere uyması, yerel geleneklere ve sosyal normlara saygı duyması gerekmektedir. Aksi halde Kofana’nın kurumsal itibarı ciddi şekilde zarar görebilir ve başka olumsuz sonuçlar meydana gelebilir.
- Kofana’nın kurumsal itibarı konusunda bireysel sorumluluk duyma
Kofana’nın dışarıdan bakıldığında görünüşü, Kofana içinde görevi ne olursa olsun tüm çalışanların bireysel davranışları ve eylemleri ile şekillenmektedir. Bunun sonucunda, tek bir kişi bile yanlış davranışta bulunsa, Kofana’nın itibarı ciddi zarar görebilmektedir. Bazı durumlarda en uygun davranışın ne olacağına karar vermek için kişisel tutarlılık ve sorumluluk duygusu bizlere yardımcı olmaktadır. Kendimize her zaman aşağıdaki soruları sormalıyız:
•Davranışım veya kararım hem ilgili yasalara, standartlara ve normlara, hem de Kofana’nın değerlerine ve standartlarına uygun mu?
•Davranışlarım ve kararlarım her türlü kişisel çıkar ve menfaat çatışmasına yol açmayacak şekilde mi? •Kararım kamuoyu kararı ve toplum vicdanına uygun mu?
•Davranışlarımla Kofana’nın yüksek etik ve yasal standartlara sahip kurum itibarına katkıda bulunuyor muyum?
- İnsanlara saygı duyma
Kofana’nın sürekli başarısı, Kofana çalışanlarının çeşitli yeteneklerini ve enerjilerini geliştirmeye ve kullanmaya verdiğimiz öneme bağlıdır. Çalışanlar ve işe alınacak adaylar, eşitlik ve adalet ilkelerine göre değerlendirilir. Kofana çalışanlarının işe alınması, ücretleri ve terfileri tüm ilgili yasalara ve yönetmeliklere uygun şekilde yapılır.
Karşılıklı saygı, teşvik ve takım çalışması ortamı oluşturmak için çaba gösteriyoruz. İletişimde açıklık, öğrenmede süreklilik ve çeşitlilik olanakları yaratan paylaşımcı bir ortama önem veriyoruz. Tüm bunlar hem günümüzde hem de gelecekte gücümüzün kaynağını oluşturuyor. Amacımız, yetenekli ve yüksek motivasyonlu kişileri cezbeden ve elinde tutan bir çalışma ortamı oluşturmak ve ne kadar farklı ya da benzer olurlarsa olsunlar tüm potansiyellerini kullanmaları için onlara yardımcı olmaktır. Her birimiz yüksek performansı ve mükemmelliği ödüllendiren ve ayrıca güven ve saygı iklimi de içeren bir iş ortamı oluşturmakla sorumluyuz, bu da verimli bir çalışma ortamı anlamına gelmektedir. Ayrıca tüm çalışanlarımız, müşterilerimiz, hizmet sağlayıcılarımızın kişisel haysiyetlerine saygı duyma ve bireysel haklarını koruma yükümlülüğünü de üstleniyoruz. Kofana, tüm çalışanlarının, müşterilerinin, hizmet sağlayıcılarının ve tedarikçilerinin bu prensiplere uymasını beklemektedir.
- Emniyet, sağlık ve çevre
Kofana ve tüm çalışanları, faaliyette bulunduğumuz yerlerin yaşamaya ve çalışmaya uygun hale gelmelerinde etkin bir rol oynamaktadır. İnsanların, çevrenin ve kaynakların korunması, uzun zamandır temel değerlerimiz arasında yer almaktadır. Kofana, sürdürülebilir ve sosyal açıdan sorumlu gelişmeye; sağlıklı ve güvenli çalışma koşulları oluşturma ve güvenlik, sağlık ve çevre koruma alanlarında sürdürülebilir ilerleme ilkelerine her zaman sadık kalmış olup, kalmaya devam edecektir.
Her birimiz özellikle:
•Faaliyetlerimizi güvenli şekilde yürütmeli ve işyerlerimizin güvenli olmasını sağlamalıyız.
•Kazalar, faaliyetlerdeki aksamalar veya diğer tehlikeli koşulları fark eder etmez derhal ilgili departmana bildirmeliyiz; böylece zararı en aza indirmek ve sorunu çözmek için gereken önlemler derhal alınabilecektir.
- Çıkar çatışmalarından uzak durma
Çalışanlarımız ve iş birliği yaptığımız kişilerin en yüksek etik standartlara uygun hareket etmesi gerekmektedir. Şahsi menfaatler ile Kofana’nın menfaatleri kesinlikle ayrı tutulmalıdır. Bu nedenle, tüm çalışanlar kendi kişisel menfaatleri ile Kofana’nın menfaatleri arasında çatışmaya yol açabilecek durumlardan kaçınmalıdır. Kofana çalışanları, mevcut veya potansiyel müşteriler, tedarikçiler ve rakipler ile ilişkilerinde mutlaka Kofana’nın menfaatlerini koruyacak şekilde davranmalı ve asla kişisel menfaat amacı taşımamalıdır.
Özellikle de aşağıda belirtilen durumlarda çıkar çatışmaları meydana gelebilir:
İş ilişkileri
•Çalışanlarımızdan birinin kendisinin, bir akrabasının ya da bir arkadaşının doğrudan veya dolaylı şekilde önemli bir hisse payı bulunan bir şirket ile iş ilişkileri.
•Çalışanlarımızdan birinin bir akrabasının ya da bir arkadaşının mali menfaati bulunan belirli bir işlemin veya mali menfaatinin bulunduğu bir şirket ile iş yapılması.
•Eski çalışanlarımızla ya da bir çalışanımızın arkadaşları veya akrabaları ile yapılan işlemler.
Böyle bir çıkar çatışması olasılığı bulunan durumlarda konuyu amirinize bildirmeniz ve Kofana’nın bu konuda karar vermesini beklemeniz gerekmektedir.
Kişisel / özel faaliyetler
Doğruluk ve sadakat, çalışanlarımızın Kofana üzerinde etkisi olabilecek özel faaliyetlerinde vazgeçilmez ilkelerdir. Tüm çalışanlarımız, aşağıda belirtilen hallerde ikinci veya ek meşguliyetlerini, yan faaliyetlerini veya boş zamanlarındaki çalışmalarını amirlerine veya İnsan Kaynakları Departmanına bildirmeli ve yazılı onay almalıdır:
• Görevinizi yerine getirme ve mesleki çalışma performansınızı olumsuz etkileyebilecek faaliyetler veya işler.
•Kofana’nın ve bağlı firmalarının bulunduğu veya bulunmayı planladığı faaliyetler ile çatışabilecek veya çatışıyor görünebilecek ikincil faaliyetler.
• Kofana’ya ait tesisleri veya donanımları kullanarak ya da Kofana bünyesinde çalışırken edinilen tecrübelerden veya uzmanlıktan yararlanarak yapılacak ikincil faaliyetler.
Çalışanlar, Kofana’nın iş ilişkileri bulunan veya Kofana’ya rakip olan şirketlerde görev üstlenmek istemeleri halinde de ilgili İnsan Kaynakları Departmanı’ndan yazılı onay almalıdır.
Sosyal katılım
Kofana, çalışanlarının genelde tanınan ve yasalara uygun amaçlar için etkinlik gösteren kulüplere, derneklere ve diğer sosyal veya kültürel kurumlara üye olmasını teşvik etmektedir. Ancak bu tür sosyal etkinlikler Kofana’daki görevlerinizi yerine getirirken, performansı olumsuz etkilememelidir. Ayrıca söz konusu etkinlikler, Kofana’nın imajını da olumsuz etkilememelidir. Kişisel görüşlerinizi halka açık ortamlarda açıkladığınız durumlarda, Kofana bünyesindeki görevinize değinmemeniz gerekmektedir.
- Kurumsal vatandaşlık ve bağışlar
Kofana sorumlu bir kurumsal vatandaş olarak sosyal kurumlara, çevrenin korunması ile ilgili girişimlere ve eğitim, bilim, sağlık, spor, sanat ve kültür etkinliklerine maddi ve malzeme bağışında bulunmaktadır.
Bağışlar, aşağıda açıklanan genel kriterlere tabidir:
• İhtiyaçlar;
• Sürdürülebilir etki;
• Şeffaflık, yani bağışların uygun şekilde kullanıldığının bilinmesi için bağışta bulunan kişiler ve yapılan bağışların amaçları bilinmelidir;
• Siyasi partilere bağış yapılamaz;
• Genel olarak benimsenen ve kabul edilen amaçlar dışında amaçlar güden organizasyonlara veya kurumlara bağış yapılamaz veya destek verilemez.
- İş ortakları, resmi görevliler ve diğer temsilciler ile ilişkiler
Tedarikçilerimizden ve hizmet sağlayıcılarımızdan etik standartlarımıza saygı göstermelerini ve uymalarını bekliyoruz. Kofana piyasadaki konumunu hizmetlerinin kalitesi ve değeri ile güçlendirmektedir. Kararlarımızı bilinen ekonomik kriterlere dayanarak ve ilgili yasalara, standartlara ve normlara uyarak veriyoruz. Başkaları ile iş ilişkilerimizde dürüst davranıyoruz; tüm ilgili rüşvet ve yolsuzluk yasalarına ve yönetmeliklerine riayet ediyoruz; çıkar çatışmalarından ya da çıkar çatışması izlenimi uyandırabilecek durumlardan kaçınıyoruz.
Teşvik, Hediye ve Küçük Armağan Alma ve Verme
Başkalarının güvenini kazanmak ve uzun süreli ilişkiler kurmak için, kişisel menfaatler ile Kofana’nın menfaatleri arasında bir çatışma olduğu izlenimini uyandırabilecek durumlardan dahi kaçınmamız gerekmektedir. Kofana çalışanları olarak kişisel bağ, yükümlülük veya taahhüt meydana gelmeyecek şekilde davranma sorumluluğunu üstleniyoruz. Hediye veya diğer türlü menfaat ve teşviklerin kararlarımızı ve faaliyetlerimizi etkilemesine izin vermemeliyiz. Böyle bir hediye verme veya kabulü, Kofana’yı yasal risklere maruz bırakabileceği gibi, müşteri ilişkilerimize ve kurumsal itibarımıza zarar verebilir.
Bu amaçla, Kofana çalışanları, görevlerini yerine getirirken doğrudan ya da dolaylı şekilde etik kurallara aykırı teşvikler veya ödüller talep edemez, kabul edemez, teklif edemez ya da veremezler. Bu kural hem kişiler hem şirketler hem de resmi makamlar için geçerlidir. Özellikle de yurt içinde veya yurtdışında, resmi görevlilere asla teşvik edici mahiyetteki bir şey teklif edilemez veya verilemez. Bu kural her türlü küçük hediye, fayda, hediye, ödeme veya diğer türlü menfaat için geçerlidir. Bu kuralın tek istisnası, genelde kabul edilen gelenekler doğrultusunda yerel adetlere uygun şekilde değeri az küçük hediyelerin veya promosyon malzemelerinin bazı zamanlarda dağıtılmasıdır.
Ayrıca yasalara uygun olmaları ve değerlerinin az olmaları koşulu ile konukseverlik ikramları ve diğer türlü ikramlar kabul edilebilir. İşimiz ile ilgili kararlar üzerinde etkili oldukları kuşkusunu uyandırmamak için, bu tür hediyelerin ve ikramların değeri ve bunların yerel adetlere ve geleneklere uygun olup olmadığı saptanırken kesin standartlara uyulmalıdır.
Onay
Eğer çalışanlarımız bir hediye veya ikram teklif etmeye niyetli ise ve bunun işimiz ile ilgili bir kararı etkileyebileceğine ilişkin en küçük bir kuşkusu bile varsa, alıcıdan bu hediye veya ikram için kendi yöneticisinden onay almasını istemelidir. Eğer alıcı bu isteği reddederse, hediyeyi uygunsuz bulduğu anlaşılmalıdır. Aynı şekilde, Kofana çalışanları da kendilerine teklif edilen bir hediye veya ikram ile ilgili olarak kuşku duymaları halinde, kendi yöneticilerinden onay almalıdır. Kara para aklama Kofana çalışanları, para aklama ile ilgili ülke içindeki veya yabancı yasaları veya yönetmelikleri ihlal edecek faaliyetlerde tek başlarına ya da başkaları ile birlikte bulunamaz. Bir para transferi işleminin uygun olup olmadığından kuşkulanılması halinde, konu mümkün olduğunca kısa sürede ilgili finansman bölüme danışılmalıdır.
- Pazar ve rekabet anlayışı
Kofana ve çalışanları, adil rekabet ilkelerine kayıtsız şartsız uyacak olup, Kofana’nın faaliyet gösterdiği ülkelerde geçerli tekelleşmeyi önleme ve adil rekabet yasalarına riayet edecektir. Hukuki değerlendirmelerin doğruluğu, ilgili yasalara ve her işlemin türüne bağlıdır. Bu nedenle kuşku duyulan durumlarda Kofana Hukuk bölümünden bir avukata başvurulmalıdır. Örnek olarak, aşağıda açıklanan durumlar, genelde rekabet yasalarını ihlal etmektedir:
Rakiplerle ilişki ve etkileşimler
Rekabeti kısıtlamak ya da sınırlamak amacıyla ya da bu sonucu doğurabilecek şekilde rakiplerle anlaşma yapmak veya iş birliğine girmek yasaktır. Bu yasak kapsamına fiyat, satış koşulları, üretim veya satış kotalarını sabitlemek veya belirlemek, müşteri, bölge, pazar veya ürün portföyünü paylaşmak veya tahsis etmek de dâhildir. Bu tür rekabeti kısıtlayıcı anlaşmaları sadece resmen yapmak değil, gayri resmi görüşmeler veya sözlü centilmenlik anlaşmaları yaparak koordineli davranmak da yasaktır.
Rakiplerle görüşmelerde hâlihazırda veya gelecekte pazarda nasıl davranacağımızı belirten veya ima eden bilgilerin verilmemesine çok dikkat edilmelidir. Bu nedenle, rakiplerle görüşmeleri içeren ortak bir faaliyete katılmadan önce mutlaka şirketimizin avukatlarından birine danışılmalıdır. Halen geçerli veya gelecekte geçerli olabilecek fiyat, kâr oranı, maliyet, pazar payı, dâhili özel uygulamalar, satış koşulları, müşterilere ilişkin bilgiler veya satıcılara ilişkin bilgiler, rakiplerden alınmamalı veya rakiplere bildirilmemelidir.
Müşteri ilişkileri
Müşteriler, tedarikçiler, patent veya lisans sahipleri ile ilişkiler, ilgili yasalarda belirtilen bir dizi adil rekabet kuralına tabidir. Kofana çalışanları, bu yasalara ve yönetmeliklere uygun olarak müşterilerin fiyat saptama özgürlüğünü kısıtlayacak ya da kendi iş ortakları ile tedarik ilişkilerini olumsuz etkileyecek (coğrafi, kişisel veya maddi kısıtlamalar) hareketlerde bulunamaz. Kofana çalışanları, yasa dışı bağlantı veya tekrar satış düzenlemelerini teşvik edemez.
Piyasa hakimiyetinin suistimali
Bazı ürünlerdeki pazar konumuna bağlı olarak, Kofana bir takım özel kurallara uymak zorundadır. Örnek olarak, Kofana’nın hâkim konumda olduğu bir pazarda, ortada makul bir gerekçe bulunmadığı halde müşterilere farklı muamele yapılırsa, satış yapmaktan kaçınılırsa, makul olmayan satış/satın alma fiyatları ve koşulları bildirilirse ya da ayrıca özel bir inceleme yapılması için makul gerekçe bulunmadan bağlantılı işlem yapılırsa, piyasa hâkimiyeti suistimal edilmiş sayılabilir.
Hem piyasa hâkimiyeti teriminin anlamı, hem de uygun davranış sınırları, ilgili işleme göre değişmektedir. Kuşku duyulması halinde Kofana’nın hukuk birimine danışılmalıdır.
Ticari ve mesleki birlikler ile toplantılar
Ticari ve mesleki birlikler ile toplantılarda Kofana’nın temsil edilmesi, şirketin kurumsal amaçlarına ulaşılması açısından yararlı olabilir, fakat öte yandan toplantı sırasında rakiplerle görüşme yapılması olasılığından ötürü tekelleşmeyi önleme/adil rekabet kurallarının ihlal edilmesi riski meydana gelebilir. Kofana çalışanları, sadece yasalara uygun olarak düzenlenen ve iş ile ilgili belirli bir amaç doğrultusunda yapılan ticari ve mesleki birlik toplantılarına katılabilir. Toplantı tutanaklarının tutulması ve ulaşılabilir olması tercih edilir. Bu tür toplantılarda verilecek kıyaslama veya karşılaştırma bilgileri, mutlaka ilgili yasalara ve yönetmeliklere uygun olmalıdır. Emin olmadığınız durumlarda şirketin avukatlarından birine danışınız.
- Şirket varlıklarının ve rekabet açısından hassas bilgilerin korunması
Tüm çalışanlarımız, kendi faaliyet alanları kapsamında Kofana’nın maddi ve gayri maddi varlıklarını korumakla sorumludur. Fiziksel veya maddi varlıklar arasında şirketimizin ürünleri, makineleri, tesisleri, motorlu araçları, bilgisayarları, yazılımları, banka hesapları, hisse senetleri, tahvilleri, kredi kartları, dosyaları ve diğer türlü kayıtları bulunmaktadır. Gayri maddi varlıklar arasında çalışanların veya Kofana namına çalışan kişilerin geliştirdiği ve kamuoyuna ilan edilmemiş bilgiler (örnek olarak ticari sırlar, know-how, sınai mülkiyet hakları, teknolojiler ve diğer değerli, önemli ve bu nedenle korunması gereken bilgiler) bulunmaktadır. Tedarikçiler, müşteriler ve diğer iş ortaklarının verdiği bilgilerin de korunması gerekmektedir.
Bu bağlamda, Bilgi Teknolojileri (IT) güvenliği önemli bir rol oynamaktadır. Tüm çalışanlar, bilgi sistemlerini sadece etik kurallara, yasalara ve nezaket kurallarına uygun şekilde kullanmalıdır ve bu amaçla sağlanan güvenlik araçlarını (şifreleme, güvenlik prosedürleri, parola) kullanarak Kofana’nın verilerini korumalıdır.
Şirket varlıklarının kişisel kullanımı
Şirketin bürolarında bulunan tesisler, sistem, makineler ve donanımlar ve Kofana’nın diğer kurumsal varlıkları, ancak ilgili yönetim kademesinden yazılı onay alındığı ya da şirketin özel kurumsal kurallarına uygun olduğu takdirde şirket personeli tarafından kişisel amaçlarla kullanılabilir.
Gizli bilgilerin saklı tutulması
Çalışanlar, Kofana ile ilgili ve kamuoyuna ilan edilebilmesi için özel olarak onay verilmemiş tüm bilgileri gizli tutmak zorundadırlar. Gizli dâhili bilgilerin (örnek olarak iş stratejileri, araştırma sonuçları veya dahili raporların içerikleri) Kofana bünyesinde veya dışında yetkisiz kişilere açıklanması yasaktır. Bu yasak kapsamına çalışanların üçüncü şahıslardan aldıkları gizli bilgiler de dâhildir. Eğer göreviniz gereği üçüncü şahıslara belirli bazı gizli bilgileri açıklamanız gerekiyorsa, amirinizden özel izin almanız gerekir. Bu durumda bir gizlilik anlaşmasının tanzim edilmesi, Kofana avukatlarından biri tarafından onaylanması ve bilginin verileceği üçüncü şahıs tarafından da imzalanması gerekmektedir. Gizli sayılan ve kamuoyuna ilan edilmesine izin verilmeyen bilgileri Kofana’nın görevleri kapsamında öğrenen çalışanlar, bu bilgileri kendilerinin veya başkalarının kişisel menfaati için kullanamazlar.
- Sözleşme risklerinin önlenmesi
Kofana, sözleşme imzaladığı taraflara karşı sorumluluğuna büyük önem vermektedir. Yanlış anlamaları ve istenmeyen sonuçları önlemek adına, Kofana’nın risk yönetim sistemi uyarınca, anlaşmalar ve sözleşmeler tanzim etmekle sorumlu tüm çalışanların bunları imzalamadan önce ilgili akdi görev ve koşullar ile bunların yol açabileceği riskleri dikkatle incelemeleri gerekmektedir. Ticari anlaşmaların karmaşık olması, hukuki ihtilaflara yol açabileceği ve diğer kurumsal ilişkiler ile çelişebileceği dikkate alınarak, Kofana’nın tüm önemli sözleşmelerinin hazırlanmasında ve incelenmesinde Kofana Hukuk bölümünün de görev alması gerekmektedir.
- Mali bilgilerin güvenilirliği
Hissedarlarımızın, çalışanlarımızın, iş ortaklarımızın, toplum ve resmi makamların güvenini ve saygısını sürdürmek için, mali tablolarımızın her zaman doğru olması ve gerçeği yansıtması gerekmektedir.
Raporlama sistemi
Kofana dışındaki kurumlara verilecek tüm kayıtlar ve raporlar, zamanında ve tüm ilgili yasalara ve yönetmeliklere uygun şekilde tanzim edilmelidir.
Muhasebe usul ve uygulamaları
Kofana’nın varlıkları, mali işlemleri, faaliyet pozisyonları ve nakit akışları, yürürlükteki yasalara ve uluslararası kabul görmüş muhasebe ilkelerine uygun ve doğru şekilde kaydedilmelidir ve şirketin muhasebe kayıtlarında ve üçüncü şahıslara verilen belgelerde tam ve doğru olarak gösterilmelidir. Faaliyetlerimiz, etkinlik gösterdiğimiz her ülkede geçerli yasalara ve yönetmeliklere uygun şekilde yapılmalıdır. Kofana çalışanları olarak bizler, doğru işleri yapma ilkesine bağlı kalmalıyız.
- İhlallerin bildirilmesi, ceza ve yaptırımlar
İşbu Etik Çalışma Kurallarında belirtilen hususlar, Kofana kurumsal kültürünün temel unsurlarıdır. Ancak bu doküman, Kofana’nın belirli bir davranış modelini benimsediği şeklinde yorumlanmamalıdır. Kofana çalışanları olarak bizler, herhangi bir yasayı ihlal eden çalışana, bu Etik Çalışma Kurallarına ya da diğer şirket politikalarına tabi olsunlar ya da olmasınlar, cezalandırılabileceğini veya işten çıkarılabileceğini biliyoruz. Kofana yöneticileri, kendi alanlarında tespit edilen bir usulsüzlüğün, kendilerinin yetersiz denetimleri nedeni ile oluştuğu şeklinde bir şirket kanaati oluştuğu takdirde cezalandırılabilirler.
Tavsiye
Kofana, çalışanlarına yasaları, işbu Etik Çalışma Kurallarını ve şirketin diğer politikalarını ihlal edebilecek durumlardan kaçınmaları için gereken bilgileri ve eğitimi vermektedir. Ancak çalışanlar emin olmadıkları durumlarda kendi yöneticilerine veya Kofana’nın Hukuk ve İnsan Kaynakları bölümlerine danışabilirler.
İhlallerin bildirilmesi
Yasalara, işbu Etik Çalışma Kurallarının veya Kofana’nın diğer politikalarının ihlal edildiğini fark ederseniz konuyu yöneticinize, insan kaynakları departmanına, denetim yetkilisine ya da hukuk bölümüne bildirmeniz gerekmektedir.
Bu tür bildirimler, yasalara uygun şekilde yapılmalıdır. Başka bir kişi hakkında kasıtlı olarak yanlış/yalan beyanda bulunan kişiler suç işlemiş sayılırlar.
Misilleme Yapmama
Şirket, böyle bir ihlali bildiren çalışanlarını işten çıkarmayacak, kariyerini olumsuz yönde etkileyecek bir davranışta bulunmayacak, açığa almayacak, taciz etmeyecek veya başka türlü şekilde ayrımcılık uygulamayacaktır. Kofana, çalışanların bu tür ihlalleri bildirmesini önlemeye yönelik girişimlere de kesinlikle izin vermeyecektir.
Çıkar Çatışmaları, Hediyeler ve Ağırlama, Rüşvet ve Usulsüz Anlaşmalar
Tüm Kofana çalışanlarından şirkete karşı tam bir sadakat içinde olmaları beklenir. Şirketimizin menfaatine en iyi hizmet edecek kararlar alıyoruz ve şahsi menfaatlerimizin ya da dış etkilerin şirketin menfaatleriyle çatıştığı ya da çatışıyor izlenimi uyandırdığı durumlardan kaçınmaya çalışıyoruz.
- Çıkar Çatışmaları
Bir çalışanın kişisel, sosyal, finansal ya da siyasi faaliyeti Kofana’ya karşı sadakatini ya da tarafsızlığını engellediğinde ya da engelliyor izlenimi uyandırdığında bir çıkar çatışması oluşabilir. Kofana’nın işinin dürüst ve ahlaki bir şekilde yürütülmesi gerçek veya görünüşteki çıkar çatışmalarının uygun bir şekilde ele alınmasını gerektirir. Bir çıkar çatışması meydana gelmişse ya da çıkar çatışması oluşma olasılığı varsa, bu husus Yöneticinize ya da Kurumsal Uyum Temsilciniz’e açıklanmalıdır.
Çıkar Çatışmasına Genel Örnekler
• Kofana dışında istihdam ve ilişkiler
Kofana ile iş yapan ya da doğrudan rekabet içinde olan kuruluşlara hizmet sunulan ya da danışmanlık hizmeti verilen bir ikinci iş çıkar çatışmasına yol açabilecek olup, yöneticiniz tarafından onaylanması gerekir. Söz konusu iş ya da hizmetler işinizin bir parçası olarak iletişim içinde olduğunuz bir şirket için yapılıyorsa, bu tür faaliyetlere ya da istihdamlara kesinlikle izin verilmez.
• Yakın Akrabaların İstihdamı
Yakın bir akrabanız Kofana’nın bir müşterisi, rakibi ya da tedarikçisi adına çalıştığı ve söz konusu akrabanız iş sorumluluklarınızın bir parçası olarak sizinle karşı karşıya geldiği takdirde, derhal yöneticinize bildirimde bulunmanız gerekmektedir. Kural olarak, bir akrabanız Kofana çalışanı olarak görevinizde sizinle, iş biriminizde çalışan herhangi bir kişiyle ya da size raporlama yapan herhangi bir kişiyle ticari ilişki kurmamalıdır.
•Akrabaların şirket içi istihdamı; akrabaların şirket içinde diğer bir yerde şirket içi istihdamının ya da kişisel bir ilişkinin görevlerinizi engelleme ya da çıkar çatışmasına yol açma ihtimali olduğu takdirde, yönetimin raporlama ya da iş ilişkisini değiştirebilmesi ya da durumu ele almak için uygun ek adımları atabilmesi için yöneticinizin bilgilendirilmesi gerekir.
• Yönetim Kurulu. Bazen bir kuruluşun yönetim kurulunda hizmet vermek için bir pozisyonu (kâr amacı gütmeyen kuruluşlardaki pozisyonlar dahil) kabul etmek çıkar çatışmasına yol açabilir. Bu tür bir pozisyonu kabul etmeden önce, yöneticinizden yazılı onay alınmalıdır.
• Yatırımlar. Kofana’nın rakiplerine, müşterilerine ya da tedarikçilerine yapıldığı takdirde çalışanların yatırımları çıkar çatışmasına yol açabilir. Yatırımların yüklü miktarlarda olması ve bir Kofana çalışanı olarak kararınızı etkileyebilmesi durumunda, yöneticinizin ön yazılı onayı gerekir.
Lütfen söz konusu kuralların bu doğrultuda potansiyel tedarikçiler ve potansiyel müşteriler için de geçerli olduğunu unutmayın.
Genel Kılavuz
Önceden yazılı izin alınması için belirgin herhangi bir çıkar çatışması yöneticinize tam olarak açıklanmalıdır. Bir potansiyel çıkar çatışmasında ya da iş ilişkisinde öncelikleriniz ya da tutumunuz konusunda emin değilseniz, aşağıdaki sorulara yanıtlarınızın ne olacağını düşünebilir ve yanıtlardan biri “Evet” ise yöneticinize başvurabilirsiniz:
• Faaliyetim, Kofana adına vereceğim herhangi bir kararı etkileyecek mi ya da etkiliyor gibi görünecek mi?
• Şirket içindeki diğer kişiler ya da çalışma arkadaşlarım bu eylemin benim kararımı etkileyeceğini ya da görevlerim üzerinde etkili olacağını düşünebilir mi?
- Hediyeler ve Ağırlama
Kofana çalışanları olarak Kofana’nın başarısı için kritik öneme sahip muhtelif tedarikçilerle ve müşterilerle irtibat halindeyiz. Bu doğrultuda, tedarikçilerle, müşterilerle ve diğer üçüncü şahıslarla ilişkiler dürüst ticaret ve sağlam ticari kararlara yönelik anlaşılır taahhütler gerektirir. Aşırı hediyeleşme ve ağırlama herhangi bir çıkar çatışmasından bağımsız kararlar alabilme kabiliyetimizi etkileyebilir. Yerel iş uygulaması ve geleneklerin pahalı olmayan hediyelerin ya da hatıraların ve mütevazi ağırlamanın teklif ve kabulüne izin vermesi koşuluyla, temsili hediyeler ve ağırlama normal olarak bir çatışmaya yol açmayacak ya da uygunsuz görünmeyecektir.
Abartılı hediyeler ve ağırlama kesinlikle kabul edilmez. Nadiren bir meşru iş gerekçesi ya da yerel iş uygulaması değeri yüksek bir hediyenin kabulüne izin verdiği takdirde, bu hediye Kofana’nın mülkiyetine geçer ve kullanım, teşhir ya da diğer bir tasarruf için şirkete teslim edilmelidir. Talebi üzerine, Kofana hediyeyi şirkete ileten çalışana satmaya karar verebilir.
Hediyeler ve Ağırlamanın Tanımı
Genellikle hediyeler ve ağırlama değerli bir eşya ya da hizmet anlamına gelir. Potansiyel kalemler listesi sonsuz olabilir ve aşağıdaki örnekler sadece açıklama amaçlıdır:
• Hediyeler:
Nakit ya da nakde eşdeğer varlıklar, iskontolar veya ürün ya da hizmetlere ilişkin uygun koşullar (tüm Kofana çalışanlarına verildiği durumlar hariç), krediler, ödüller, ulaştırma, araçların kullanımı, tatil tesislerinin kullanımı, hediye kuponları, hisseler, saatler, takvimler, kalemler ya da diğer tanıtım materyalleri ve aksesuarlar, vs.
Ağırlama:
İş yemekleri, spor etkinlikleri, otel ayarlamaları, vs.
• Uygun ya da Uygunsuz Hediyeler ve Ağırlama
Kofana uygun ve uygunsuz hediyeleri ve ağırlamayı tanımlamak için iki genel kategori geliştirmiştir. Hediyeler ve Ağırlama-mutat olarak izin verilen ya da Ön Onayla izin verilen İzin verilen ya da özel onay gerektirmeyen hediyeler ve ağırlama nominal değerde olmalı (tahmini değer 50 €’ya kadar) ve yerel iş uygulaması tahtında genel iş nezaketi unsuru olarak değerlendirilmelidir. Ağırlama geçerli bir ticari amaçla ilişkili olmalıdır. Kural olarak, aşağıdaki mütevazi iyi niyet ifadeleri yerel kanun, sektör ve iş uygulaması ile tutarlı olduğu takdirde kabul edilebilir:
Pahalı olmayan tanıtım materyalleri, “logolu” kalemler, takvimler, şapkalar ve benzeri, çiçekler, bir meyve sepeti, bir kitap ya da eşdeğeri ürünler, ürün numunelerin küçük bir koleksiyonu, nadiren yemekler, basit bir spor etkinliği, tiyatro ya da diğer kültürel etkinlik (herhangi bir ağırlama, ancak katılan sadece müşteri olduğu takdirde).
Size 300 € piyasa değerinin üstünde teklif edilen herhangi bir eğlence için, -tek seferlik (ya da yılda bir kaynaktan) olduğunda, süpervizörünüzden ön yazılı onay almak isteyebilirsiniz. Aynı husus size bir günden fazla bir seyahat ya da eğlence ya da sınırlı genel erişim/şarta bağlı özel etkinlik ağırlaması (örneğin “Futbol Dünya Kupası”) teklif edildiğinde de geçerlidir.
Genel olarak, bir hediye ya da ağırlamayı kabul etmeyi ya da onaylamayı düşünüyorsanız, yukarıda belirtilen limitler dahilinde olsa dahi daima aşağıdaki hususları göz önünde bulundurmanız gerekir:
• Söz konusu hediye ya da ağırlama tarafsızlığınızı etkileyebilir mi?
• Söz konusu hediye ya da ağırlama bir ticari amaçla ilişkili midir?
• İlgili kabulünüz/onayınız diğer çalışanlar için örnek oluşturacak mı?
•İlgili kabulünüz/onayınız diğer Kofana çalışanlarına ya da şirketiniz dışındaki kamuya veya arkadaşlarınıza ya da ailenize bildirildiği takdirde olumsuz geribildirim almayı bekliyor musunuz?
Uygunsuz Hediyeler ve Ağırlama
Birçok durumda, hediyelerin ya da ağırlamanın kabulü uygunsuz ya da yanlış olup, Kofana çalışanlarından bunları kesinlikle kabul etmemeleri ya da onaylamamaları istenir:
• Söz konusu hediye nakit ya da nakde çevrilebilir ya da nakde eşdeğer varlık-örneğin herhangi bir para havalesi, banka çeki, kredi vs.- olduğu takdirde veya
• Söz konusu hediye ya da ağırlama usulsüz olduğu ya da kanunların ihlaline yol açtığı takdirde veya
•Bir hediyenin ya da ağırlamanın kabulü “verilen bir şeyin karşılığı” olacaksa-ya da bu şekilde değerlendirilebilecekse- ya da
• Söz konusu hediye ya da ağırlama ahlaka aykırı olarak değerlendirilen bir eylem barındıracaksa ya da karşılıklı kabul edilen saygı, din veya kültür ilkelerini ihlal edecekse (cinsel eğilimli bir eylem dahil olmak üzere ancak bununla sınırlı kalmamak kaydıyla) ya da
•Söz konusu hediye ya da ağırlama teklif eden işverenin standartlarını, kurallarını ya da yönetmeliklerini ihlal edecekse.
•Uygunsuz Hediye Kabulüne ilişkin Prosedür Yukarıda açıklanan esaslara göre yanlış ya da uygunsuz olacak, aldığınız herhangi bir hediye hemen iade edilmeli ve süpervizörünüz bu doğrultuda bilgilendirilmelidir. Uygulanabildiğinde ve ek uygunsuzluğu önlemek amacıyla, hediyeyi veren kişi ya da kuruluşa Kofana’nın hediyelere ilişkin politikasını ele alan bir yazı yazılabilir.
•Üçüncü Şahıslara Hediyeler ve Ağırlama Teklif Edilmesi Kofana’nın yukarıda açıklanan hediyeler ve ağırlamanın kabulüne ilişkin kuralları ayrıca ilgili hediyeler ve ağırlama Kofana çalışanları tarafından tedarikçilere ve müşterilere ya da Kofana’nın iş ilişkisi bulunan diğer üçüncü şahıslara teklif edildiğinde de geçerlidir. Yukarıda bahsi geçen yönergeler ayrıca üçüncü şahıslara hediyeler veren Kofana çalışanlarına da uygulanabilir ve bu doğrultuda:
•Yukarıda açıklanan limitleri aşan değerde hiçbir hediye verilmemelidir ve
•tek bir seferde ya da yılda tek bir kişiye ya da kuruluşa nominal değeri 300€’yu (ya da yerel iş uygulaması ile tutarlı daha düşük bir tutar) aşan tutarda bir ağırlama sunulmamalıdır.
Yukarıda belirtilenlere ilişkin herhangi bir istisna süpervizörünüzün ön yazılı onayı gerekir.
- Yolsuzlukla Mücadeleye Uygunluk-Devlet Memurlarına teklif edilen Hediyelere, Ağırlama ve Diğer Ayrıcalıklara ilişkin Kısıtlamalar
Kofana çalışanları olarak, biz resmi kararları ve eylemleri etkilemekten ya da etkiliyor gibi görünmekten kaçınmak amacıyla devlet memurlarına doğrudan ya da dolaylı olarak para veya değerli bir nesne teklif etmekten kesinlikle kaçınmaktayız. Dünya genelindeki çoğu ülke hem şirket hem de rüşvet eyleminde suçlu bulunan ya da bu eyleme dahil olan çalışanları aleyhine para cezaları, adli cezalar (olası tutukluluk dahil) ve maliyetli icra eylemleri ve aynı zamanda yüksek hasar cezaları öngören rüşvetle mücadele kanunlarını benimsemiştir. Ayrıca, rüşvetle mücadele kanunlarını ihlal eden faaliyetler Kofana’nın itibarına ve Kofana çalışanlarının itibarına ciddi zarar verebilir ve masum üçüncü şahısların başkasının fiilinden sorumlu olmalarına yol açabilir. Bu hükmün amaç ve kapsamı bakımından, “devlet memuru” terimi herhangi bir yerel, eyaletle ilgili ya da ulusal resmi kurum ya da kuruluşta ya da diğer kurumda çalışan ve geçerli kanun uyarınca devlet memurlarına benzer statüye sahip olan kişileri ve geniş anlamıyla ailelerini içerecektir.
Genel Kılavuz
• Hiçbir Kofana çalışanı devlet memurlarına doğrudan, dolaylı olarak ya da bir aracı vasıtasıyla herhangi bir hediye ya da herhangi bir değer, tür ya da yapıdaki diğer katkılar taahhüt, teklif edemez ya da veremez.
• Hiçbir Kofana çalışanı devlet memurlarına doğrudan, dolaylı olarak ya da bir aracı vasıtasıyla yemek, seyahat ve ağırlama veremez ya da sunamaz. Yukarıdaki kurala ilişkin tek istisna yemek, ağırlama ve taşımanın nadir olduğu ve
• resmi faaliyetinde devlet memurunu içeren geçerli bir ticari olayla doğrudan ve iyi niyetle ilişkili olduğu,
• makul, orta değerde olduğu ve
• dikkatli değerlendirme üzerine, yerel kanunlarla ve yerel uygulamayla kesinlikle tutarlı olduğu durumlar olabilir.
Devlet memurlarına ya da çalışanlarına yapılan bu tür bir teklif daima süpervizörünüzün ön yazılı onayını gerektirecektir.
• Yerel kanun uyarınca açıkça izin verilen ya da öngörülen durumlar dışında-ve bu halde sadece yerel kanuna uygun olarak ve Uyum Temsilcisinin yazılı onayı üzerine- Kofana ve çalışanları doğrudan ya da dolaylı olarak siyasetçilere, siyasi partilere, siyasi kuruluşlara ya da ticari sendikalara ya da bunların temsilcilerine herhangi bir bağışta bulunamaz ya da herhangi bir hediye, kişisel ağırlama, seyahat ya da yemek taahhüt, teklif edemez ya da sunamaz. Kofana’nın defterleri, kayıtları ve hesapları işlemleri ve tasarrufları usulünce yansıtacaktır.
- Kofana Fonlarının ve Varlıklarının Korunması, “Şirket içi Hediyeler”
Kofana çalışanları şirket fonlarını ve varlıklarını kesin bir dürüstlükle korumayı ve yönetmeyi taahhüt etmiştir. Kofana’daki pozisyonumuzu ya da şirket fonlarını ya da varlıklarını kişisel olarak zenginleşmek ya da Kofana içindeki ya da dışındaki üçüncü şahısları zenginleştirmek amacıyla kötüye kullanmayız. Bu doğrultuda, Kofana fonları ve varlıkları asla yetkisiz bağışlara ya da kişisel veya özel amaçlar gibi diğer sosyal yardımlara açık değildir ve sadece aşağıda belirtilen “şirket amaçları” doğrultusunda kullanılmalıdır: • veren şirket olarak Kofana adına ise ya da
• bireysel ya da toplu iş sözleşmesi ile öngörüldüğü takdirde veya
• geçerli bir ticari durumla ya da şirket etkinliği ile ilişkili ise ya da
• Kofana’daki bireysel ya da toplu resmi işlemlerle ilişkili ise;
• bireysel ya da toplu teşvikse ve uygun şekilde verilmiş ve kaydedilmişse.
Genel olarak, bir çalışma arkadaşının emekliliğine ilişkin özel hediye Kofana adına değildir, ancak İdari Asistanın resmi şirket yıldönümü dışında Kofana adına gönderilmiş özel bir tasarruftur.
- Ticari Rüşvet ve Usulsüz İş Anlaşmaları
Çoğu ülkelerde, ticari rüşvet yasalara aykırıdır ve cezai yargılamaya ve cezalara ve aynı zamanda itibar kaybına ve yüksek para cezaları ya da adli cezalara tabidir. Daha da kötüsü, ticari rüşvet adil ticareti ve adil piyasa rekabetini bozar. Kofana’nın amacı yasalara aykırı ve haksız yollarla değil, ürün kalitesi ve değeri gereği ürünleri için müşteriler ve tüketiciler kazanmaktır.
Bu doğrultuda, Kofana çalışanları tarafından alınan herhangi bir şahsi ödeme, rüşvet, bahşiş ya da benzeri veya Kofana çalışanları tarafından müşterilere, tedarikçilere ya da Kofana’nın iş yaptığı diğer üçüncü şahıslara yapılan şahsi ödeme, rüşvet teklifi ve benzeri kesinlikle yasaktır. Bu söz konusu ödemeleri teklif etme ya da alma yasağı söz konusu uygulamalara zımnen göz yumulan ya da yerel kanunun daha düşük ahlaki standartlar öngördüğü yerel bölgeleri de kapsar.
Adil piyasa koşullarının oluşturulmasını desteklemek ve bu durumu değerlendirmek amacıyla, Kofana çalışanları herhangi bir usulsüz ödeme teklifini süpervizörlerine, Uyum Temsilcilerine ya da Kofana Hukuk Grubu’nun bir üyesine derhal bildirmelidir. Şüpheye mahal vermemek adına, usulsüz ödemeler, rüşvetler ve benzeri çalışana, ailesine ya da akrabalarına kusurlu olarak teklif edilen nakit, nakde eşdeğer varlıklar, herhangi bir türde değerli hizmetler ya da diğer değerli sosyal yardımlar dahil olmak üzere tüm sosyal yardımları içerir.